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Voici comment récupérer un extrait des archives quand l’acte de naissance n’est pas enregistré

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Le jugement nécessaire coûte uniquement 250 gourdes. Certains paient pourtant des milliers de gourdes pour l’obtenir

Il voulait lui passer la bague au doigt. En 2017, Fednel Roy vivait au Chili, et sa compagne, Maudeline Saintil, habitait Haïti. Il entreprend alors des démarches pour faire émigrer son autre moitié, afin de pouvoir « faire sa demande ». Un seul document a bloqué le processus d’acquisition du passeport de Saintil : l’extrait des archives. 

L’acte de naissance doit être dûment enregistré aux Archives nationales d’Haiti pour que cette institution, la seule habilitée à délivrer l’extrait, fasse suite à la requête. L’acte de Saintil n’avait pas rempli cette exigence. 

Dans ces situations, les Archives nationales d’Haiti exigent un jugement du système judiciaire pour délivrer l’extrait. « Un avocat nous a demandé 13 000 gourdes pour nous aider à obtenir le jugement », révèle Roy. Malgré le versement de cette somme, le processus a traîné au point où le couple était obligé de se tourner vers un « contact à la Direction de l’immigration et de l’émigration », qui a facilité l’obtention du passeport sans l’extrait des archives. 

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Pourtant, le tribunal de première instance requiert uniquement 250 gourdes comme frais de dossier pour ces genres de jugement.

Puisque les citoyens n’entrent pas dans le processus directement, ils font souvent appel à des avocats qui fixent eux-mêmes leurs exigences. « Mes jugements sont tarifés à 5 000 gourdes et le processus ne dure qu’une seule journée », dit Frantzy Decidas, un avocat bien habitué avec ces genres de cas.  

Pierre Ezéchiel Vaval, doyen du tribunal de première instance du département du Sud, explique que la décision émise par le doyen dans le cadre d’un jugement est transférée aux Archives nationales par le biais d’un huissier. « Après les frais judiciaires requis par le tribunal, l’huissier réclame entre les mains de l’avocat un montant de 1 000 gourdes au minimum », fait savoir Me Vaval. Cela expliquerait en partie pourquoi il est aussi cher de passer par un avocat.

Un système imparfait

Au lieu d’emprunter cette procédure, la plupart des gens vont jusqu’à s’offrir un nouvel acte de naissance auprès d’un officier d’état civil qui garantit son enregistrement aux Archives nationales. C’est ainsi que certains détiennent deux « batistè » entre leurs mains.

Le système d’enregistrement des actes de naissance est très compliqué en Haïti. Après sa rédaction, l’acte doit être enregistré dans deux cahiers appelés registres. Le bureau de l’état civil transfère l’un de ces registres à la section Contrôle et inspection des états civils du Ministère de la Justice et de la Sécurité publique (MJSP). Cette section l’achemine à son tour aux Archives nationales. L’autre cahier reste au greffe du tribunal de l’état civil.

Fort souvent, les clercs, officiers d’état civil, délivrent des actes sans les consigner dans les registres dédiés à cet effet. Dans d’autres situations, ils ne transfèrent pas le registre au MJSP, comme requis par les règlements. Dans ces cas, les actes de naissance délivrés ne seront pas consignés aux Archives nationales, qui seront ainsi dans l’impossibilité de délivrer les extraits demandés. 

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Les clercs travaillent dans des conditions difficiles, sans les matériels adéquats, et parfois ils ne sont pas payés par l’Etat.

Franzer Dorcély travaille à la section Contrôle et inspection des états civils au ministère de la Justice et de la Sécurité publique. Il croit que les parents font partie du problème.

« La loi exige aux parents d’apposer leur signature dans les deux registres avant de partir avec le document, dit Dorcély. Ce qui présuppose que le parent doit lire l’acte de naissance pour éviter des erreurs d’orthographes ou des problèmes liés à son enregistrement ».

Dans la pratique, rares sont les parents qui signent les registres surtout lorsqu’ils confient cette tâche à un tiers. Fort souvent, ils attendent leur papier chez eux sans même se déplacer. C’est le point de départ du problème d’enregistrement des actes de naissance, analyse l’officier d’état civil de la section sud, Ingrid Woolley. 

Un document incontournable

L’extrait des archives n’est pas exigé uniquement pour l’obtention d’un passeport. Certaines entités en Haïti comme les universités publiques et privées préfèrent ce document en raison de sa fiabilité, en lieu et place de l’acte de naissance. 

Renalda Dorvilus est étudiante en psychologie à l’Université d’État d’Haïti (UEH). Elle raconte avoir eu « beaucoup de difficultés » pour se faire inscrire aux examens officiels de neuvième année. « Mes documents ont été refusés par le Ministère de l’Éducation nationale et de la Formation professionnelle (MENFP), parce que mon acte de naissance n’était pas enregistré ».

Ces actes ne sont pas nécessairement de faux papiers. « C’est pourquoi la signature de l’officier de l’état civil est vérifiée et authentifiée avant toutes démarches d’enregistrement », mentionne l’avocat Frantzy Décidas.

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Le papier sur lequel est écrit l’acte de naissance, délivré par l’officier d’état civil, est ce qu’on appelle une expédition. En cas de perte, le citoyen peut en demander une deuxième. 

« Dans le jugement requis pour le processus d’enregistrement, le doyen du tribunal de première instance demande au directeur général des Archives nationales de considérer pour vrai l’acte de naissance non enregistré du justiciable, et de lui fournir l’extrait des archives », fait savoir Me Decidas. 

Les Archives nationales d’Haïti gardent à tout jamais la version originale de l’acte et le demandeur ne reçoit que son extrait des archives, obtenu à partir du jugement.

Emmanuel Moise Yves

Photo de couverture: Estaïlove St-Val

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Emmanuel Moïse Yves
Journaliste à AyiboPost. Communicateur social. Je suis un passionnné de l'histoire, plus particulièrement celle d'Haïti. Ma plume reste à votre disposition puisque je pratique le journalisme pour le rendre utile à la communauté.

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